Faktury
bez chaosu
Ręczne przepisywanie danych z faktur zajmuje czas i generuje błędy. Istnieje sposób, żeby to zmienić - bez wymiany całego systemu księgowego.
Kto za tym stoi
Ludzie, którzy rozumieją faktury - nie tylko oprogramowanie
Zespół Cocenoo tworzą osoby z doświadczeniem w księgowości i automatyzacji procesów biznesowych. Nie jesteśmy studiem deweloperskim, które przypadkowo trafiło na ten rynek.
Od 2021 roku pracujemy z klientami z różnych krajów - od jednoosobowych działalności po firmy z kilkudziesięcioosobowymi działami finansowymi. Każdy projekt zaczyna się od analizy tego, jak faktury realnie przepływają przez organizację.
Współpracujemy zdalnie, obsługując klientów w kilku strefach czasowych bez pośredników.
Czym to się różni od gotowego narzędzia
Konfiguracja pod konkretny układ dokumentów
Gotowe rozwiązania działają dobrze na standardowych fakturach. Problem pojawia się przy niestandardowych układach, walutach, językach lub specyficznych polach. Tutaj każda konfiguracja jest budowana pod rzeczywiste dokumenty klienta - nie pod demo.
Jeden punkt kontaktu przez cały czas trwania projektu
Nie ma tu działu obsługi klienta, który przekazuje zgłoszenia dalej. Osoba, która konfiguruje automatyzację, odpowiada też na pytania i wprowadza zmiany. To skraca czas reakcji i eliminuje tłumaczenie kontekstu od nowa przy każdym kontakcie.
Kiedy przetwarzanie faktur staje się realnym problemem
Nie każda sytuacja wymaga automatyzacji - ale kilka z nich wyraźnie na niej korzysta.
01
Duża liczba dostawców z różnych krajów
Faktury w kilku językach, różne formaty dat i walut - każda wymaga innego podejścia przy ręcznym wprowadzaniu.
02
Sezonowe szczyty dokumentów
W niektórych branżach liczba faktur w danym miesiącu jest trzy razy wyższa niż w pozostałych. Ręczny proces nie skaluje się.
03
Błędy przy przepisywaniu danych
Jeden błąd w numerze konta lub kwocie potrafi wstrzymać płatność na kilka dni. Koszt korekty jest wyższy niż koszt zapobiegania.
04
Faktury trafiają różnymi kanałami
E-mail, platforma zakupowa, skan pocztą - każde źródło wymaga osobnej obsługi, co rozprasza uwagę i wydłuża czas przetwarzania.
05
Integracja z istniejącym systemem ERP
Zmiana systemu księgowego nie wchodzi w grę - potrzebna jest warstwa, która automatyzuje wprowadzanie danych do tego, co już działa.
06
Brak zasobów do skalowania działu
Zatrudnienie kolejnej osoby tylko do przepisywania faktur to rozwiązanie, które nie rozwiązuje problemu strukturalnie.
Jak wygląda współpraca
Cztery etapy, które przekładają się na działający system
-
1
Analiza dokumentów i przepływu danych
Zanim cokolwiek zostanie skonfigurowane, przeglądamy rzeczywiste faktury klienta - ich układ, pola, wyjątki. To zajmuje kilka dni i pozwala uniknąć niespodzianek później.
-
2
Konfiguracja i testy na próbce
System jest budowany na konkretnych przykładach, nie na założeniach. Testy przeprowadzamy na dokumentach dostarczonych przez klienta, nie na syntetycznych danych.
-
3
Wdrożenie i weryfikacja wyników
Pierwsze tygodnie po uruchomieniu to czas, kiedy pojawiają się przypadki brzegowe. Jesteśmy dostępni, żeby je obsłużyć - bez dodatkowych kosztów za poprawki w tym okresie.
-
4
Dostosowanie w miarę zmian
Dostawcy zmieniają szablony faktur. System powinien nadążać. Zmiany konfiguracji są częścią długoterminowej współpracy, nie osobnym projektem.
Czego ta usługa nie obejmuje
Nie zastępujemy oprogramowania księgowego - działamy jako warstwa między dokumentem a systemem, który już masz.
Nie prowadzimy księgowości ani nie wydajemy opinii podatkowych. To nie jest usługa doradcza w sensie prawnym.
Nie gwarantujemy skuteczności przy dokumentach o bardzo niskiej jakości skanu lub całkowicie niestandardowych układach bez wcześniejszej analizy.
Nie oferujemy rozwiązania „ustaw i zapomnij" - automatyzacja wymaga okazjonalnej konserwacji, szczególnie gdy zmieniają się szablony dostawców.
Jeśli Twoja sytuacja nie pasuje do żadnego z opisanych przypadków, warto to sprawdzić przed podjęciem decyzji - nie po.
Co się zmienia po uruchomieniu
Dane z faktur trafiają do systemu bez ręcznego przepisywania - czas przetwarzania jednego dokumentu skraca się z minut do sekund.
Błędy wynikające z przepisywania przestają być codziennym problemem - weryfikacja danych odbywa się automatycznie przy każdym dokumencie.
Osoby zajmujące się finansami mogą skupić się na weryfikacji i decyzjach - nie na mechanicznym wprowadzaniu danych.
Pierwsze widoczne efekty pojawiają się zazwyczaj w ciągu kilku tygodni od uruchomienia. Skala zależy od liczby przetwarzanych dokumentów i złożoności układów faktur.